[KIẾN THỨC LOGISTICS]

📑THUẬT NGỮ VỀ CÁC LOẠI GIẤY TỜ TRONG LOGISTICS 🚢⚓

📌 Logistics không chỉ đơn thuần là việc di chuyển hàng hóa từ điểm A đến điểm B. Đằng sau mỗi chuyến hàng là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bên liên quan, từ nhà sản xuất, nhà vận chuyển, cho đến cảng, kho bãi và cuối cùng là người nhận. Mỗi khâu đều cần sự chính xác, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, và đặc biệt là không thể thiếu những loại giấy tờ quan trọng. 

🧐 Các chứng từ này không chỉ là yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý, mà còn đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính minh bạch, an toàn cho cả quá trình logistics. Chúng giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định quốc tế, đồng thời là cơ sở để xử lý các tình huống phát sinh như tranh chấp, khiếu nại, bảo hiểm hoặc kiểm tra hàng hóa. Hãy cùng Gemalink khám phá các loại chứng từ quan trọng này để hiểu rõ hơn về vai trò của chúng trong chuỗi cung ứng toàn cầu! 🌍

(Nội dung chi tiết hiển thị khi nhấp vào từng ảnh)

#kienthuclogistics #GML #Gemalink #chungtulogistics

🧾 Packing List - Phiếu đóng gói hàng hóa 📦

📍 Packing list (bảng kê/phiếu chi tiết hàng hóa/phiếu đóng gói hàng hóa) là một trong những chứng từ không thể thiếu của bộ chứng từ xuất nhập khẩu do người bán phát hành sau khi hoàn thiện vai trò đóng hàng gửi cho người mua.

- Trên Packing List thể hiện rõ người bán đã bán những gì cho người mua, qua đó người mua có thể kiểm tra và đối chiếu lại xem có giống với đơn hàng đã đặt hay không. Thông thường trên một Packing list) sẽ chỉ thể hiện quy cách đóng gói, số lượng hàng hóa thực tế người bán giao hàng cho người mua chứ không thể hiện giá trị của lô hàng.

🔹 Packing list cho chúng ta biết được trọng lượng tịnh, trọng lượng bao gồm cả bao bì, phương thức đóng gói của hàng hóa, loại hàng hóa, số lượng, quy cách đóng gói. Để tính toán được các phần như:

- Cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ

- Phải bố trí phương tiện vận tải bộ như thế nào, chẳng hạn dùng xe loại mấy tấn, kích thước thùng bao nhiêu mới phù hợp;

- Có thể xếp dỡ hàng bằng công nhân, hay phải dùng thiết bị chuyên dùng như xe nâng, cẩu…;

- Sẽ phải tìm mặt hàng cụ thể nào đó ở đâu (pallet nào) khi hàng phải kiểm hóa, trong quá trình làm thủ tục hải quan.

- Mặt hàng có bị kiếm hóa hay không,…

🔸 Tùy vào mục đích sử dụng sẽ có 3 loại Packing List thường được sử dụng:

- Detailed Packing List - Đây là phiếu đóng gói chi tiết, thể hiện chi tiết trên trên lô hàng, hai bên mua bán dùng loại packing list này để kiểm tra số lượng chi tiết của hàng hóa. Dựa vào đó biết bên bán đóng hàng thiếu không, trường hợp có phát sinh sẽ truy xuất được lỗi nằm ở khâu nào trong quá trình vận tải.

- Neutrail Packing List - Neutrail packing list là phiếu đóng gói trung lập. Trên loại này không thể hiện tên người bán, ít khi được sử dụng

- Packing and Weight list - Packing and Weight list, tương tự như phiếu đóng gói chi tiết, nhưng phiếu đóng gói này có kèm theo bảng kê trọng lượng.

✨ Vai trò của Packing List trong xuất nhập khẩu hàng hóa:

- Packing list là một trong những chứng từ bắt buộc trong khai báo hải quan, nếu không có packinglist thì sẽ không được thông quan.

- Dùng để khai báo hãng vận chuyển khi phát hành vận đơn.

- Hỗ trợ thanh toán trong trường hợp hàng hóa phải phù hợp với những gì được mô tả trên packing list. 

- Hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm, trong trường hợp xảy ra mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.

📍  Tùy vào mục đích sử dụng và thỏa thuận giữa 2 bên mua bán mẫu packing list tiêu chuẩn sẽ bao gồm các thông tin sau:

- Thông tin người mua bán: Người gửi – người nhận (shipper – consignee: Tên, địa chỉ, Tel, Fax của doanh nghiệp mua hàng).

- Thông tin về hàng hóa: Tên hàng hóa – Khối lượng (G.W- N.W-CBM) – mô tả đóng gói. 

- Đóng gói (Packing): số lượng thùng, hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới.

- Thông khai thác hàng: Cảng bốc hàng – cảng dỡ hàng (POL _POD).

- Ngày phát hành Packing List: Số và ngày trên Packing List.

- Điều kiện mua bán theo Incoterm: Term mua bán hàng hóa.

- Thông tin cảng bốc hàng và càng dỡ hàng: Port of Loading – Port of Destination.

- Phía cuối Packing List cần có xác nhận của bên bán hàng: Ký tên, đóng dấu phía cuối Packing List.

🧨 Lưu ý:

- Packing list cần ghi được cho vào container để khi mở cont có thể dựa vào danh sách trên packing để kiểm lại hàng (để bảo quản packing list nên bọc bởi túi chống thấm nước, hạn chế việc hỏng rách chứng từ).

- Hàng tới cảng nhập, càng xuất hải quan sẽ dựa vào packing List để kiểm tra hàng từ đó là căn cứ biết doanh nghiệp nhập đủ hàng hay thiếu hoặc thừa hàng.

- Cần chuẩn bị trước các bản packing list có đóng dấu, ký tên giao cho các bên liên quan như: hãng vận tải, hải quan, ngân hàng.

- Trường hợp làm chứng từ trực tuyến cần chọn tùy chọn danh sách đóng gói thích hợp và sau đó liên hệ với tất cả các bên liên quan để xác định xem danh sách đóng gói đó có cần phải được ký hay không.

Bởi vì bất kỳ sai lầm nào trong danh sách đóng gói có thể gây sự lấy hàng (hàng nhập) trễ nên hãy chắc chắn chủ hàng sẽ gửi chứng từ đầy đủ cho người mua khi hàng được giao lên tàu.

📜 Booking Confirmation - Bản xác nhận đặt chỗ 🚢

📍  Booking Confirmation hiểu đơn giản là xác nhận đặt chỗ.

Trong xuất nhập khẩu hàng hóa, sau khi người thuê tàu và hãng tàu/FWD đạt được thỏa thuận về giá cước, hãng tàu sẽ gửi lại một xác nhận với người thuê tàu rằng họ đã book được hay giữ được chỗ trên tàu/giữ được containers để chở hàng.

Có được xác nhận này tức là bạn đã có một lệnh yêu cầu cung cấp container rỗng. Xác nhận đó chính là Booking Confirmation hay Booking Note.

Booking Confirmation có thể được phát hành bởi Hãng tàu hoặc bởi FWD tùy thuộc chúng ta book cước với ai.

=> Như vậy, Booking confirmation là xác nhận thủ tục đặt hàng trước của khách hàng đối với các hãng tàu. Tuy nhiên, chứng từ này chỉ là căn cứ làm việc giữa shipper và consignee không phải chứng từ cần có trong bộ chứng từ thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu.

📍  Thông tin trên Booking Confirmation (thuật ngữ tiếng Anh trên booking confirmation):

- Booking No: Số hiệu booking mà hãng tàu quy định riêng.

- Carrier: Hãng vận tải, hãng tàu cung cấp.

- Vessel/Voyage: Tên tàu và số hiệu của chuyến tàu

- Port of receipt (POR): Cảng nhận hàng

- Port of loading (POD): Cảng bốc hàng

- Si cut off date: Thời gian gửi các thông tin để làm Bill of lading tới hãng tàu

- Cut off date/time: thời gian cắt máng. 

- ETA/ETD Date: Ngày tàu cập tại cảng và ngày tàu rời cảng

- Connection VSL/VOY: Tên tàu và số hiệu chuyến 

- Final Destination: cảng giao hàng đích

- Shipper: Người gửi hàng (thường là FWD booking tàu thay cho chủ hàng)

- Service Type/Mode: Phương thức giao nhận hàng hóa

- Commodity: Tên hàng hóa

- QTY/Type: Thông tin chi tiết về container bao gồm số cont, loại cont…
- Stuffing Place: Nơi đóng hàng hóa

- Payment Term: Hình thức/Phương thức thanh toán cước.

📍  Quy trình thực hiện booking:

Quy trình thực hiện booking có thể được thực hiện theo 3 bước cơ bản sau:

- Bước 1: Sau khi đạt được thỏa thuận về thời gian, giá cước,… thì bên phía doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với công ty vận chuyển để yêu cầu đặt trước một chỗ trong hãng tàu cụ thể được ghi cụ thể trên booking request. Trong thủ tục đó bao gồm các thông tin cơ bản về hàng hóa: khối lượng, tên hàng hóa, các thông tin về cảng đi cảng đến, thời gian, địa điểm giao hàng cụ thể,…

- Bước 2: Khi các thông tin đã được điền đầy đủ, hai bên là doanh nghiệp và công ty vận chuyển đã làm việc với nhau xong thì sẽ cùng nhau vận chuyển hàng hóa đó.

- Bước 3: Xác nhận thông tin liên hệ với hãng đề nhận lệnh cấp container rỗng để đóng hàng vào và vận chuyển.

🌐 Certificate of Original - CO - Giấy chứng nhận xuất xứ 🌎

📍  Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (Certificate of Original) là một chứng từ quan trọng trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu. Do nhà sản xuất hoặc do cơ quan có thẩm  quyền  thường là Phòng Thương mại & Công nghiệp Việt nam (VCCI) cấp để xác nhận nơi  sản xuất hoặc  khai  thác  hàng hóa.

🔶  Ở Việt Nam cơ quan có thẩm quyền cấp C/O là:

- Phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI).

- Phòng quản lý XNK tại các tỉnh, thành phố.

🔶 Mục đích của việc cấp CO:

- Ưu đãi thuế quan: Xác định được xuất xứ của hàng hóa để phân biệt đâu là hàng nhập khẩu được hưởng ưu đãi và áp dụng chế độ ưu đãi theo các thỏa thuận thương mại đã được ký kết giữa các quốc

- Áp dụng thuế chống phá giá và trợ giá : Trong các trường hợp khi hàng hóa của một nước được phá giá tại thị trường nước khác, việc xác định được xuất xứ khiến các hành động chống phá giá và việc áp dụng thuế chống trợ giá trở nên khả

- Thống kê thương mại và duy trì hệ thống hạn ngạch : Việc xác định xuất xứ khiến việc biên soạn các số liệu thống kê thương mại đối với một nước hoặc đối với một khu vực dễ dàng hơn. Trên cơ sở đó các cơ quan  thương mại  mới có thể duy trì hệ thống hạn ngạch.

- Xúc tiến thương mại.

🔺 Nội dung cơ bản của CO:

Xuất phát từ mục đích, đặc điểm của C/O mà nội dung cơ bản của C/O phải thể hiện được các nội dung sau đây:

- Loại mẫu C/O: nhằm thể hiện C/O được cấp theo một Qui tắc xuất xứ cụ thể tương ứng

- Tên, địa chỉ người xuất khẩu, nhập khẩu.

- Tiêu chí về vận tải (tên phương tiện vận tải, cảng, địa điểm xếp hàng/ dỡ hàng, vận tải đơn…)

- Tiêu chí về hàng hoá (tên hàng, bao bì, nhãn mác đóng gói hàng hoá, trọng lượng, số lượng, giá trị…)

- Tiêu chí về xuất xứ hàng hoá (tiêu chí xác định xuất xứ, nước xuất xứ hàng hoá)

- Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền nước cấp xuất khẩu

🔹  C/O thường sẽ có:

- C/O cấp trực tiếp: bởi nước xuất xứ (có thể là nước xuất khẩu)

- C/O giáp lưng (back to back C/O): C/O cấp gián tiếp bởi nước xuất khẩu không phải là nước xuất xứ. Nước xuất khẩu trong trường hợp này gọi là nước lai xứ.

📑Certificate of Quality - CQ - Giấy chứng nhận chất lượng:

📍 Chứng nhận CQ (Certificate of quality) là giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa phù hợp với tiêu chuẩn của nước sản xuất hoặc quốc tế. Đây là một chứng nhận được sử dụng rộng rãi trong hoạt động giao dịch thương mại quốc tế để chứng minh rằng các sản phẩm có trong danh sách đã đáp ứng được các tiêu chí nhất định, đã vượt qua các bài kiểm tra tính năng và kiểm tra đảm bảo chất lượng và cũng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng được tính trong hợp đồng, thông số kỹ thuật và quy định.

- Mục đích được thể hiện rõ ràng nhất của CQ, đó chính là chứng minh hàng hoá đạt chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn đã công bố (đây là chứng từ không bắt buộc phải có trong bộ hồ sơ hải quan, nhưng trừ một số trường hợp mặt hợp quy định bắt buộc phải có trong hồ sơ đăng ký).

Ngoài ra nó còn dùng làm cam kết của người bán với người mua về chất lượng hàng hoá.

🔹 Chứng nhận CQ sẽ có những vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu như sau:

- Chứng minh hàng hóa sản xuất phù hợp với tiêu chuẩn đã công bố kèm theo hàng hóa đó. Hầu hết các cơ quan chứng nhận sản phẩm đều được công nhận theo tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC Guide 65:1996.

- CQ rất quan trọng cho cả nhà sản xuất và cả khách hàng của họ. Giúp xác nhận chất lượng của hàng hóa có đáp ứng thông số kỹ thuật như công bố hay không.

- Chứng từ CQ không bắt buộc phải có trong hồ sơ khai hải quan. (trừ một số mặt hàng quy định bắt buộc phải có trong hồ sơ đăng ký).

🚩 Những nội dung chính trong CQ:

- Tuỳ vào từng loại hàng hoá cũng như các lĩnh vực khác nhau, mà CQ cũng có những nội dung khác nhau. Nhưng chúng vẫn thể hiện được các nội dung cơ bản cần có như:

- Thông tin nhà sản xuất: Tên và địa chỉ cụ thể của công ty sản xuất

- Thông tin bên mua hàng: Tên và địa chỉ của cá nhân, đơn vị hay công ty

- Số lượng hàng hoá: Mô tả tổng quát về hàng hoá, mã số, số lượng và cân nặng ( tổng đơn )

- Địa điểm và thời gian xuất/ nhập hàng: Địa chỉ cảng đi và cảng đến – Thời gian

- Xác nhận của nhà sản xuất: Bao gồm dấu + logo của nhà sản xuất, cùng chữ ký + đóng dấu của thủ trưởng đơn vị phụ trách.

🧾Commercial Invoice - CI - Hóa đơn thương mại 

📍  Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là hóa đơn do người bán làm ra, ghi rõ số tiền mà người mua phải thanh toán. Người mua sẽ thực hiện việc thanh toán theo số tiền ghi trên hóa đơn.

🔸  Số lượng bản gốc – bản copy thường quy định:

- Nếu không có thoả thuận gì khác, thông thường người bán ký phát 1 bộ ba bản gốc: “in triplicate” (02 bản gốc là “in duplicate”).

- Nguyên tắc lập hoá đơn là phải lập lúc làm hàng xong, đóng hàng xong mới biết được số lượng chính xác.

Tuy nhiên, đối với những đơn đặt hàng đều đặn, lặp lại, số lượng giá cả và các nội dung thường không thay đổi, nhân viên nghiệp vụ có thể lập sẵn hoá đơn trước khi đóng hàng.

Hơn nữa, trong trường hợp người mua thanh toán sớm, phải có hoá đơn cho họ thực hiện việc chuyển tiền

📍  Nội dung của hóa đơn bán hàng xuất khẩu thông thường gồm các phần:

- Người mua (Buyer/Importer): Gồm các thông tin cơ bản như tên công ty người mua, địa chỉ, email, số điện thoại, fax, người đại diện, tùy theo điều kiện thanh toán sẽ bao gồm cả thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu 

- Người bán (Seller/Exporter): Tên công ty người bán, địa chỉ, email, số fax, số điện thoại người bán, thông tin người đại diện, số VAT (đối với quốc gia áp dụng thuế VAT), quốc gia người bán. 

- Số Invoice: là tên viết tắt hợp lệ do phía xuất khẩu quy định. Số invoice giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và xác nhận thông tin về hóa đơn cũng như giao dịch kinh doanh mà không bị nhầm lẫn với các hóa đơn khác.

- Ngày Invoice: Theo thông lệ hoạt động thương mại quốc tế, thường thì invoice được lập sau khi hợp đồng được các bên ký kết và trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày trên vận đơn – Bill of Lading tức ngày giao hàng cho đơn vị vận chuyển) để cho phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.

- Phương thức thanh toán (Terms of Payment): có thể điểm tên một số phương thức phổ biến như: Thanh toán chuyển tiền T/T, Thanh toán thư tín dụng chứng từ L/C và thanh toán nhờ thu chứng từ D/A, D/P.

- Điều kiện Incoterm: Cần ghi rõ, đi kèm với địa điểm cụ thể. Ví dụ: FOB HCM, Vietnam.

- Mô tả chi tiết sản phẩm: tên thông thường của sản phẩm, cấp hạng  hay  chất  lượng, và mã hiệu, số hiệu và ký hiệu của hàng hóa khi lưu thông  trên thị trường nội địa nước xuất khẩu, cùng với số mã hiệu bao gói hàng hóa.

- Số lượng tính theo trọng lượng hoặc kích thước của nước giao hàng hoặc của Hoa Kỳ.

- Giá của từng mặt hàng.

- Tổng tiền (Amount): Tổng trị giá của hóa đơn, thường được ghi bằng cả số và chữ, cùng với mệnh giá đồng tiền thanh toán.

- Loại tiền.

- Các chi phí liên quan ghi rõ từng khoản (nếu có) như: cước phí vận  tải quốc  tế, phí bảo hiểm, hoa hồng, chi phí  bao  bì, chi  phí  côngtenơ,  chi phí  đóng gói, và  tất  cả các chi phí và phí tổn khác.

📍 Ý Nghĩa của Hóa đơn thương mại: 

Invoice hay hóa đơn thương mại là chứng từ đặc biệt quan trọng khi làm thủ tục xuất nhập khẩu, thể hiện qua các yếu tố:

- Invoice là chứng từ không thể thiếu trong vấn đề giao hàng:

Trên invoice chứa đầy đủ các thông tin cần thiết về hàng hóa như: tên sản phẩm, số lượng, giá trị, người bán, người mua và các điều khoản giao dịch. Nhờ đó, hóa đơn thương mại giúp các bên dễ dàng kiểm tra và đối chiếu với thông tin thực tế khi giao nhận hàng hóa.

- Hóa đơn thương mại cũng là một trong những chứng từ quan trọng để xác lập việc thanh toán với đối tác.

- Invoice là căn cứ quan trọng để xác định giá trị hải quan của hàng hóa để tính thuế nhập khẩu. Đặc biệt, với những sản phẩm có mức thuế biến động theo giá trị, hóa đơn thương mại là tài liệu chính để cơ quan hải quan xác định giá trị hàng hóa và từ đó, áp dụng mức thuế phù hợp.

- Hóa đơn thương mại còn là một phần không thể thiếu trong việc giải quyết tranh chấp thương mại. Trong trường hợp có tranh chấp về giá trị giao dịch hoặc các điều khoản hợp đồng, hóa đơn thương mại chính là bằng chứng quan trọng để giúp các bên đưa ra được quyết định cuối cùng.

- Dùng làm căn cứ xác định mua bảo hiểm: Phí bảo hiểm cần mua cho hàng hóa sẽ được xác định dựa trên số tiền trên hóa đơn thương mại.

📃Proforma Invoice - PI - Hóa đơn chiếu lệ 

📍 Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) là chứng từ này được soạn thảo bởi nhà xuất khẩu hoặc nhập khẩu nhằm mục đích note lại các thỏa thuận trong giao dịch về số lượng, đơn giá, thành tiền và những yêu cầu khác trước khi ký hợp đồng chính thức.

- Đây là bản dự thảo thường được nhà xuất khẩu phát hành trước khi soạn thảo hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). Tuy nhiên, đây không phải là một hóa đơn chính thức và không thể sử dụng là bằng chứng tài chính.

- Nói cách khác, proforma invoice là một loại “hóa đơn mẫu” được sử dụng để thông báo cho người mua biết những gì họ có thể mong đợi từ giao dịch, nhưng nó không tạo ra nghĩa vụ pháp lý cho bất kỳ bên nào. 

🔸 Mục đích soạn thảo hóa đơn chiếu lệ giúp 2 bên mua bán chốt lại những vấn đề trong giao dịch trước khi đi chốt vấn đề. Việc phát hành hóa đơn chiếu lệ giúp hạn chế những sai sót khi phát hành hóa đơn thương mại, hoặc trong trường hợp chưa đi đến thỏa thuận cuối cùng về số lượng, đơn giá…

🔹  Những thời điểm thường phát hành Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice):

- Thường thì PI được phát hành ngay từ khi bắt đầu giao dịch. Nó không phải là một chứng từ đòi tiền mà chỉ có giá trị tham khảo giữa các bên, vì vậy nó có thể được chỉnh sửa và điều chỉnh ngay cả sau khi đã được ký kết dựa trên Proforma Invoice.

- Thời điểm phát hành PI thường là trước khi ký hợp đồng. Nó được sử dụng khi hai bên đã đồng ý thực hiện giao dịch, nhưng chưa có hợp đồng chính thức hoặc chưa có thỏa thuận rõ ràng về số lượng hàng hóa và chưa được đóng gói.

- PI cũng thường được sử dụng khi bên xuất khẩu cần chứng từ để tiến hành thủ tục xuất khẩu.

- PI được phát hành khi hàng hóa chưa được đóng gói hoặc chưa được gửi đi, có nghĩa là chưa có số lượng cuối cùng.

- Thông thường, Hóa đơn thương mại (CI) sẽ được phát hành sau khi hàng đã được đóng gói, lúc đó người bán có thể cung cấp thông tin về số lượng chính xác trong Hóa đơn thương mại đó.

🔺 Hóa đơn chiếu lệ thường có các thông tin sau:

- Seller: Tên, địa chỉ, tel, fax người bán (địa chỉ trên đăng ký kinh doanh)

- Buyer: Tên, địa chỉ, tel, fax người mua (địa chỉ trên đăng ký kinh doanh)

- Số và ngày PI: Số của hóa đơn chiếu lệ

- Payment: Điều kiện thanh toán theo thỏa thuận, ví dụ T/T 100% (By T/T, 100% advance), đặt cọc T/T: 30%, L/C 70% còn lại sau khi gửi chứng từ copy (By T/T, 30% advance, L/C 70% against of copy shipping docs),…

- Thông tin ngân hàng bên bán (bên thụ hưởng)

- Port of Loading: Cảng bốc hàng (VD: Hai Phong port, Cat Lai, Tokyo Port,…)

- Port of Destination: Cảng đến (VD: Jacata Port, Korea; Seikou Port,…)

- ETA: Estimated Time Arrival/ETD (Estimated time delivery) (Ngày dự kiến hàng đến/ngày giao hàng dự kiến)

- Các thông tin về hàng hóa: Tên hàng, số lượng giao dịch, đơn giá sản phẩm, mô tả quy cách, tổng tiền thanh toán.